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Web会議での議論を盛り上げるには？ 「Teams」で研修を始めたOKIの工夫 - ITmedia
コロナ禍に先駆け、2017年からテレワーク制度を導入している沖電気工業（OKI）。これまではテレワークをする社員に事前の申請を求めていたが、コロナ禍を受けて20年8月から申請を不要にしている。働き方の転換を進めるOKIは現在、社内塾「OKIイノベーション塾」などの研修をオンラインでも行っている。
「リアルなら壁一面のホワイトボードが使えたが、（オンラインでは）その環境が使えない。（研修の内容が）分からない人も発生する」──社内塾の塾長を務めるOKIの千村保文理事は、日本マイクロソフトがこのほど開催したセミナーで、オンライン研修を円滑に進めるための工夫について話した。
OKIの千村保文理事OKIイノベーション塾は、同社が18年にスタート。若手向けの「基礎研修」や、OKIが目指すSDGs（継続可能な目標）をレクチャーする「SDGs研修」、新規事業のアイデアコンテストといった研修をOKIグループの全社員に向けて提供している。自由参加制で、20年3月時点で計2108人が参加したという。
新たに始めたオンライン研修では、Web会議ツール「Microsoft Teams」を採用。基礎研修は定員36人×年30回、SDGs研修は定員36人×年6回に渡って行う計画で、どちらも自宅かOKIグループのオフィスや工場で受講できるようにしている。
Teamsの機能を活用し、受講者の円滑な議論をサポート
オンラインでの基礎研修やSDGs研修では、受講者に動画を見てもらったり、グループディスカッションに参加してもらったりしている。だが開始前はグループディスカッションについて、Web会議だと議論が活発になりにくい、通信や操作のトラブルが起きたときに対応が難しいという懸念があった。
そこでTeamsの「チャネル」機能を使い、メインの会議のほかに受講生をチーム分けしたグループを作成。各グループには受講者以外に司会役のスタッフを1人ずつ参加させ、円滑な議論のサポートを任せている。
グループ分けのイメージトラブル対策では、メインの会議に「事務局」という役割のスタッフを追加。通信や操作に関するトラブルが起きたとき、受講者が気軽に問い合わせられるようにしている。Teamsを使い慣れない社員にも配慮し、研修で使う資料には基本的な操作方法や、よくある問題とその対処方法も掲載しているという。
グループ内の自己紹介にも、Teamsの機能を使った工夫を加えている。Teamsには参加者間で同時にファイルを編集できる「共同編集」機能がある。OKIイノベーション塾のオンライン研修では、口頭だけでなく、共同で編集している資料に名前や趣味などを書き込んで自己紹介ができるようにし、Teamsの操作になじめるようにしている。
OKIイノベーション塾ではこれまで600人以上にオンライン研修を実施しており、どの回もこれらの工夫によってスムーズに進行できたという。年内には中堅社員向けの研修、下期中にはプレゼンテーションを中心とした「実践研修」もオンラインで実施し、22年までに合計で6000人の参加を目指すとしている。
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